Telefonservice · Digitaler Empfang

Wenn niemand ans Telefon kann, geht trotzdem nichts verloren.

PRPG richtet einen digitalen Telefonempfang ein, der Anrufe freundlich annimmt, die richtigen Fragen stellt und Rückrufe, Termine oder Servicefälle für Ihr Team vorbereitet.

Wichtig: Er ersetzt kein Fachgespräch. Er nimmt auf, sortiert vor und gibt an Menschen weiter, sobald es zählt.

Telefonservice prüfen Typische Fälle ansehen

Wenn das Büro besetzt ist

Anrufgrund, Name und Rückrufnummer stehen sauber zusammen.

Nach Feierabend

Normale Anliegen warten, dringende Fälle gehen nach Ihrer Regel weiter.

Bei Servicefällen

Adresse, Problem und Dringlichkeit werden direkt abgefragt.

Beispiel aus dem Alltag

Telefonnotiz

Beispielablauf ohne echte Kundendaten

Beispiel

Eingang

Anrufer schildert sein Anliegen.

Einordnung

Ablauf und Priorität werden erkannt.

Übergabe

Notiz, Gesprächsverlauf und nächster Schritt bleiben sichtbar.

So wird gefragt

Der digitale Empfang fragt nur nach, was für Rückruf, Termin oder Servicefall fehlt.

Übergabe

Rückruf, E-Mail, interne Notiz oder direkte Buchung.

Nachvollziehbar

Verlauf, Status und Zusammenfassung bleiben nachvollziehbar.

Rückruf vorbereitenNeue AnfrageTerminwunschServicefallDringend melden

Beispielansicht ohne echte Telefonnummern, E-Mail-Adressen oder interne Kundendaten.

Entlastung im Alltag

Was am Telefon wirklich abgenommen wird

Es geht nicht darum, Menschen zu ersetzen. Es geht darum, erreichbar zu bleiben, Anfragen sauber vorzubereiten und wiederkehrende Telefonabläufe verlässlich zu dokumentieren.

Anrufer werden ernst genommen

Der digitale Empfang begrüßt freundlich, hört das Anliegen an und fragt nur nach, was für den nächsten Schritt wirklich fehlt.

Ihr Team bekommt eine klare Notiz

Name, Kontaktdaten, Anliegen, Dringlichkeit und gewünschter Rückruf landen so zusammen, dass niemand erst nachfragen muss.

Einfache Fälle laufen direkt weiter

Termine, Rückrufwünsche, Servicefälle oder neue Anfragen werden nach Ihren Regeln vorbereitet und an die richtige Stelle gegeben.

Einsatzbeispiele

Nicht nur Termine. Entscheidend ist der richtige Ablauf.

Der Unterschied liegt im Ablauf: Welche Fragen werden gestellt, wann wird eskaliert, welche Daten braucht Ihr Team und was bekommt der Kunde danach schriftlich? Genau das wird pro Unternehmen festgelegt.

Terminbuchung ist nur ein möglicher Ausgang. Genauso möglich sind Rückrufaufgaben, interne Meldungen, neue Anfragen, Supportfälle oder strukturierte Serviceannahmen.

Empfang & Rückruf

Anrufer werden aufgenommen, Anliegen werden eingeordnet und Rückrufaufgaben landen mit allen relevanten Daten bei Ihrem Team.

Terminanfragen

Wenn es passt, werden freie Zeiten geprüft und ein Termin mit Bestätigung vorbereitet.

Serviceannahme

Störung, Schadensbild, Adresse, Dringlichkeit und Kontaktdaten können strukturiert abgefragt werden.

Notfall-Triage

Dringende Fälle werden anders behandelt als normale Anfragen: Benachrichtigung, Eskalation oder Rückruf nach Priorität.

Neue Aufträge

Neue Anfragen werden mit Thema, Umfang und nächstem Schritt vorbereitet, damit ein Rückruf direkt sinnvoll ist.

Übergabe an Ihr Team

Je nach Anliegen werden andere Fragen gestellt und die Informationen passend für E-Mail, Übersicht oder Fachabteilung vorbereitet.

So läuft ein Anruf

Wir legen vorher fest, wie begrüßt wird, welche Fragen erlaubt sind, welche Grenzen gelten und wann sofort ein Mensch informiert wird.

1
Anrufer schildert kurz, worum es geht.
2
Der digitale Empfang ordnet das Anliegen ein.
3
Fehlende Informationen werden ruhig nachgefragt.
4
Termin, Rückruf, Meldung oder Weiterleitung werden vorbereitet.
5
Ihr Team sieht Gesprächsnotiz, Status und nächsten Schritt.

Datenschutz mitgedacht

Gesprächsnotizen und Kontaktdaten bleiben geschützt und werden nur für den vereinbarten Ablauf genutzt.

Abläufe anpassbar

Begrüßung, Gesprächsführung, Übergabe, Prioritäten und Regeln werden pro Kunde sauber definiert.

Bestätigung inklusive

Kunden erhalten je nach Ablauf eine passende Bestätigung, Rückrufnotiz oder Termin-E-Mail.

Auch außerhalb der Öffnungszeiten

Der digitale Empfang nimmt Anrufe an, wenn sonst niemand ans Telefon gehen kann.

Rückruf vorbereitet

Wenn kein Termin passt, bleibt trotzdem ein qualifizierter nächster Schritt für Ihr Team stehen.

Monatlich auswertbar

Anrufvolumen, neue Anfragen, Termine, Supportfälle und offene Aufgaben lassen sich später berichten.

Pakete & Preise

Pakete für den Start

Minuten und Abläufe werden im Erstgespräch passend dimensioniert. Die Preise sind als Orientierung für den Verkauf gedacht und hängen von Umfang, Übergaben und benötigten Szenarien ab.

Monatspreise zzgl. USt.

Probe

0 € / Monat

Zum unverbindlichen Ausprobieren mit einem klar abgegrenzten Beispielablauf.

60 Testminuten
ein Beispielablauf
kurze technische Einordnung
Empfehlung für den nächsten Schritt

ohne Einrichtungspaket

Starter

49 € / Monat

Für kleine Betriebe, die erreichbar bleiben und Rückrufe sauber vorbereiten wollen.

150 Gesprächsminuten
eine Rufnummer
ein Hauptablauf
Rückruf oder Termin
weitere Minuten 0,18 €

Einrichtung 299 € netto

Business

Pro

249 € / Monat

Für Teams mit höherem Anrufvolumen, Priorisierung und individuellen Szenarien.

1.800 Gesprächsminuten
mehrere Abläufe
Monatsauswertung
Antworten auf häufige Fragen
weitere Minuten 0,10 €

Einrichtung ab 799 € netto

Telefonieprovider, externe Weiterleitungen und zusätzliche Rufnummern werden je nach Anbieter und Verbrauch separat kalkuliert. Für größere Integrationen, mehrere Standorte oder eigene Schnittstellen erstellen wir ein individuelles Angebot.

Erstgespräch

In 30 Minuten wissen Sie, ob es passt.

Wir hören uns Ihren Telefonalltag an und prüfen gemeinsam, ob ein digitaler Empfang sinnvoll ist. Wenn nicht, sagen wir das.

welche Anrufe Ihr Team weiter selbst übernehmen sollte
welche Fragen der Empfang stellen darf und welche nicht
wann ein Mensch übernehmen muss
wie ein kleiner Test ohne großen Umbau aussieht

Hilfreich sind typische Anrufgründe, Öffnungszeiten, Rückrufregeln und eine grobe Einschätzung zum monatlichen Anrufvolumen.