Prozessautomatisierung mit KI für den Mittelstand
PRPG automatisiert klar abgegrenzte Prozesse mit KI, festen Regeln und passenden Schnittstellen. Wir prüfen den bestehenden Ablauf, bilden Ausnahmen ab und bringen einen ersten Teilprozess kontrolliert in den Betrieb.
Fokus
KI hilft besonders bei wechselnden Dokumenten, freien Texten oder Eingängen, die erst eingeordnet werden müssen. Folgt ein Ablauf vollständig festen Regeln, reicht oft eine klassische Automatisierung. Entscheidend ist der Prozess, nicht das gewünschte Technik-Etikett.
Übersicht der Beratungsschritte mit Prüfpunkt, Kundennutzen und aktuellem Bearbeitungsstand.
Ein guter Startpunkt ist ein wiederkehrender Ablauf, dessen Engpass das Team klar benennen kann. Der Prozess sollte häufig genug vorkommen, digital nachvollziehbar sein und einen verantwortlichen Fachbereich haben.
Ähnliche Eingänge oder Arbeitsschritte fallen regelmäßig an
Bearbeitungszeit, Rückfragen oder Fehler lassen sich beobachten
Eine verantwortliche Person kann Regeln und Ausnahmen erklären
Wir trennen klar zwischen regelbasierten Schritten und Aufgaben, bei denen KI unstrukturierte Inhalte einordnet oder Informationen vorbereitet. So bleibt der Ablauf verständlich und unnötige KI-Komplexität außen vor.
Feste Status und Berechnungen über normale Prozessregeln steuern
Freie Texte oder Dokumente nur dort mit KI verarbeiten, wo sie hilft
Unklare oder wichtige Fälle kontrolliert an Mitarbeitende übergeben
Der erste Ablauf wird mit realen Fällen geprüft und nicht nach einer Demo als fertig betrachtet. Für den Betrieb werden Fehler, Übergaben und Änderungen nachvollziehbar gemacht.
Monitoring für fehlgeschlagene oder unklare Vorgänge
Definierter Ausnahmeweg statt stiller Fehlverarbeitung
Klare Verantwortung für Betrieb, Regeln und spätere Anpassungen
Konkrete Einsatzfelder
Nicht jeder Anwendungsfall braucht dieselbe Technik. Wir wählen den kleinsten sinnvollen Prozessabschnitt und verbinden KI nur dort mit Regeln und Systemen, wo sie tatsächlich Arbeit abnimmt.
01
E-Mails oder Tickets nach Thema, Dringlichkeit und zuständigem Team einordnen, bevor die eigentliche Bearbeitung beginnt.
Beispiel zur Ticket-Priorisierung02
Angaben aus Formularen, Rechnungen oder technischen Unterlagen auslesen, Pflichtfelder prüfen und unvollständige Fälle sichtbar machen.
Beispiel zur Dokumentenprüfung03
Status, fehlende Informationen und nächste Zuständigkeiten zusammenführen, damit Vorgänge nicht in E-Mails oder Rückfragen hängen bleiben.
Beispiel zu digitalen Freigaben04
Strukturierte Daten über Schnittstellen übertragen und unstrukturierte Eingänge so vorbereiten, dass bestehende Systeme sie weiterverarbeiten können.
Fallstudie zu verbundenen SystemenFrei veränderbare Beispielrechnung
Die Felder starten mit Beispielwerten. Tragen Sie Ihre eigenen Annahmen ein, um grob einzuordnen, ob sich eine genauere Prozessprüfung lohnt.
Heutiger Aufwand pro Monat
181,9 h
Potenziell entlastbare Stunden pro Monat
69,1 h
Rechnerischer Zeitwert pro Monat
2.902 €
Rechnerischer Zeitwert pro Jahr
34.830 €
Rechnerische Einordnung
Die eingegebenen Werte zeigen rechnerisch einen größeren Hebel. Ob dieses Potenzial erreichbar ist, muss mit echten Vorgängen, Ausnahmen und Systemzugängen geprüft werden.
Reine Beispielrechnung, kein Angebot und keine Zusage. Der errechnete Zeitwert ist keine tatsächliche Einsparung und berücksichtigt keine Projekt-, Lizenz- oder Betriebskosten. Ob der angenommene Anteil erreichbar ist, muss am konkreten Prozess geprüft werden.
Konkretes Ergebnis
Vor dem Start wird festgelegt, wie weit der erste Schritt reicht. Das Ergebnis ist kein isolierter KI-Test, sondern ein abgegrenzter Ablauf, den das Team nachvollziehen und im Alltag nutzen kann.
Ein dokumentierter Zielprozess mit Systemen, Zuständigkeiten und messbarem Ziel
Ein Umsetzungskonzept für Regeln, KI-Schritte, Ausnahmen und menschliche Übergaben
Ein angebundener und mit realen Fällen geprüfter erster Prozessabschnitt
Eine klare Grundlage für Monitoring, Betrieb und den nächsten sinnvollen Ausbau
Vorgehen
Bestehenden Ablauf aufnehmen und den ersten Prozessabschnitt abgrenzen
Regeln, KI-Schritte, Daten, Schnittstellen und Ausnahmen festlegen
Ablauf anbinden und mit realen Fällen kontrolliert prüfen
Monitoring und Verantwortung klären, stabilisieren und gezielt ausbauen
Weiterführende Inhalte
Kurz beantwortet
Am besten eignet sich ein häufiger, klar abgrenzbarer Ablauf mit sichtbarem Engpass. Eingänge, Regeln und Ausnahmen sollten anhand echter Fälle beschrieben werden können. Ein kompletter Unternehmensprozess ist für den Einstieg meist zu groß.
Nein. Feste Berechnungen, Statuswechsel oder Datenübertragungen lassen sich oft besser mit normalen Regeln und Schnittstellen lösen. KI kommt dort dazu, wo freie Texte, wechselnde Dokumente oder schwer vorhersehbare Eingänge verarbeitet werden müssen.
Wenn passende Schnittstellen oder nutzbare Datenwege vorhanden sind, kann der neue Ablauf in bestehende Systeme eingebunden werden. Vor dem Angebot prüfen wir konkret, welche Zugänge verfügbar sind und ob eine Schnittstelle, ein Workflow oder eine kleine interne Anwendung sinnvoll ist.
Bekannte und erkennbare Sonderfälle werden gekennzeichnet und mit den vorhandenen Informationen an die zuständige Person übergeben. So bleibt menschliche Kontrolle dort erhalten, wo sie gebraucht wird.
Das hängt vom Prozess, den beteiligten Systemen und der Zahl der Ausnahmen ab. Nach der technischen Vorprüfung legen wir den Umfang und einen nachvollziehbaren Zeitplan für den ersten Prozessabschnitt fest.
Der Preis richtet sich nach Umfang, Schnittstellen und Betriebsanforderungen. Nach der Vorprüfung erhalten Sie ein Angebot mit klarer Abgrenzung, Ergebnis und Zeitplan. Allgemeine Pauschalpreise wären ohne Blick auf den tatsächlichen Prozess wenig belastbar.
Übergabe an PRPG
Dann schauen wir uns den heutigen Ablauf, die beteiligten Systeme und die wiederkehrenden Ausnahmen an. Wenn KI dafür keinen sinnvollen Zusatznutzen bringt, sagen wir das genauso offen.